Hoe kies je de juiste Odoo-implementatiepartner (zonder in de problemen te komen)?

De keuze van een Odoo-implementatiepartner is een van de belangrijkste beslissingen voor je bedrijfssoftware. Maak je de juiste keuze, dan heb je een systeem dat jarenlang vlot draait. Maak je de verkeerde keuze, dan kijk je aan tegen maanden vertraging, budgetoverschrijdingen en een half afgewerkt ERP-systeem dat niemand wil gebruiken.

Het lastige is dat de meeste partners er op papier goed uitzien. Ze hebben allemaal Odoo-badges, referenties en een professionele website. De echte verschillen komen pas aan het licht als het project al loopt, en tegen dan zit je vast. Deze gids geeft je een concreet kader om partners te evalueren voor je iets tekent.

Begin bij je eigen noden

Voor je ook maar één partner evalueert, moet je helder hebben wat je eigenlijk nodig hebt. Geen document van vijftig pagina’s, maar een duidelijk beeld van wat Odoo voor jouw bedrijf moet doen. Welke modules zijn het belangrijkst? Welke integraties zijn onmisbaar? Wat is je realistische timing en budget?

Dit is belangrijk omdat verschillende partners verschillende sterktes hebben. Een partner die uitblinkt in productie-implementaties is misschien een slechte match voor je e-commerceproject. Een partner die met grote ondernemingen werkt, geeft een bedrijf van twintig man misschien niet de aandacht die het verdient.

Het evaluatiekader

Zodra je een shortlist hebt, evalueer je elke partner op deze vijf dimensies. Geen enkele factor is op zich doorslaggevend, maar samen geven ze een betrouwbaar beeld.

1. Relevante ervaring

Algemene Odoo-ervaring is niet genoeg. Je wilt een partner, of minstens een lead consultant, die projecten heeft gedaan die op het jouwe lijken. Vraag naar specifieke referenties in jouw sector of met vergelijkbare bedrijfsprocessen. Als ze die niet kunnen geven is dat niet per se een reden om af te haken, maar het verhoogt wel je risico.

Let ook op de omvang van projecten die ze gewoonlijk doen. Een partner die gewend is aan miljoenenprojecten voor grote bedrijven zal misschien niet gemotiveerd zijn om jouw kleiner project de nodige aandacht te geven. Omgekeerd kan een eenmanszaak worstelen met de complexiteit van een multi-site implementatie.

2. Technische diepgang

Odoo is flexibel, en dat betekent dat het goed of slecht geconfigureerd kan worden. Goede partners weten wanneer ze standaardconfiguratie moeten gebruiken, wanneer Odoo Studio volstaat en wanneer maatwerk echt nodig is. Vraag naar hun aanpak rond customisatie. Het antwoord mag niet zijn ‘we kunnen alles bouwen wat je wilt’. Het moet een doordachte uitleg zijn over hoe ze implementaties onderhoudbaar houden.

Vraag ook naar hun upgradestrategie. Odoo brengt elk jaar een nieuwe versie uit, en zware aanpassingen kunnen upgrades heel pijnlijk maken. Partners die aan de lange termijn denken, besparen je op termijn veel geld.

3. Communicatie en projectbeheer

Hier lopen de meeste samenwerkingen spaak, niet aan de technische kant. Vraag hoe ze projecten structureren. Hoe ziet een typische week eruit? Hoe gaan ze om met wijzigingsverzoeken? Welke tools gebruiken ze om de voortgang te volgen?

Een goede partner heeft op al deze vragen een helder antwoord. Ze zijn ook eerlijk over wat ze van jou verwachten. Implementatie is tweerichtingsverkeer, en een partner die geen verwachtingen stelt over jouw betrokkenheid, zet jullie allebei op voor frustratie.

4. Transparantie over prijzen

Wees voorzichtig met vaste prijzen voor complexe implementaties. Die leiden bijna altijd tot discussies over scope. Wees ook op je hoede voor partners die helemaal geen inschatting kunnen geven. De beste aanpak is een gedetailleerde raming met duidelijke aannames en een mechanisme voor wijzigingen.

Vraag naar uurtarieven, maar kies niet alleen op prijs. Een consultant van 60 euro per uur die er dubbel zo lang over doet, is duurder dan een consultant van 100 euro per uur die het meteen goed doet. Wat telt is de totale kost van een geslaagde implementatie, niet het getal op de offerte.

5. Culturele en geografische fit

Voor Belgische bedrijven kan een partner die de lokale regelgeving, Belgische boekhoudregels en de eigenheid van de Belgische markt begrijpt, aanzienlijk wat tijd besparen. Btw-structuren, integraties met het sociaal secretariaat en CODA-bestanden zijn hier geen exotische uitzonderingen; het zijn basisvereisten.

Taal is ook belangrijk. Als je team in het Nederlands werkt, haalt een consultant die vlot Nederlands spreekt (niet gewoon ‘een beetje’) de wrijving uit elk overleg en elke opleiding.

Rode vlaggen waar je op moet letten

Door de jaren heen voorspellen bepaalde patronen betrouwbaar dat een project in de problemen komt. Let op deze waarschuwingssignalen.

• Ze beloven dat alles mogelijk is zonder over afwegingen te praten. Elke aanpassing heeft een kost in complexiteit en onderhoudbaarheid.
• Ze kunnen hun implementatiemethodologie niet helder uitleggen. Improviseren is geen methodologie.
• Ze duwen je richting de duurste optie zonder onderbouwing. Niet elk bedrijf heeft Odoo Enterprise nodig met alle modules vanaf dag één.
• Ze zijn vaag over wie er effectief aan je project zal werken. De senior consultant in het verkoopgesprek mag niet verdwijnen zodra je tekent.
• Ze hebben geen referenties waar je daadwerkelijk mee kunt praten. Casestudies zijn marketing; referenties zijn bewijs.
• Ze vereisen langetermijncontracten voor het project start. Vertrouwen in eigen kwaliteit betekent dat ze je niet hoeven vast te klemmen.

Vragen die je moet stellen voor je beslist

Kom voorbereid naar je evaluatiegesprekken. Deze vragen brengen de informatie naar boven die er echt toe doet.

1. Wie gaat er concreet aan ons project werken, en wat is hun ervaring met Odoo?
2. Kun je ons door een recent project leiden dat vergelijkbaar is met het onze? Wat ging goed en wat zouden jullie anders doen?
3. Hoe gaan jullie om met scopewijzigingen tijdens het project?
4. Hoe ziet jullie ondersteuning eruit na de go-live?
5. Wat is jullie aanpak voor datamigratie, en hoe garanderen jullie de datakwaliteit?
6. Hoe pakken jullie Odoo-versie-upgrades aan voor jullie klanten?
7. Wat gebeurt er als we niet tevreden zijn met het geleverde werk?

Overweeg de alternatieven

Het traditionele model waarbij je één Odoo-partner inhuurt voor alles is niet de enige optie. Sommige bedrijven verkiezen individuele freelance consultants voor meer flexibiliteit. Anderen bouwen een klein intern team. En platformen zoals odoone geven je toegang tot doorgelichte senior consultants op flexibele basis, vanaf 80 euro per uur, met een gratis goedkeuringscyclus zodat je de match kunt evalueren voor je je vastlegt.

De juiste aanpak hangt af van je projectomvang, interne capaciteiten en hoeveel flexibiliteit je nodig hebt. Voor veel Belgische kmo’s is de mogelijkheid om consultancy-uren op en af te schalen zonder langetermijncontract waardevoller dan een traditioneel partnerschap.

De uiteindelijke beslissing

Na je evaluaties, weersta de neiging om het te overdenken. Als je het bovenstaande kader hebt gevolgd, weet je waarschijnlijk al welke optie het beste voelt. Vertrouw op je buikgevoel wat communicatiekwaliteit en culturele fit betreft. Die zachte factoren voorspellen succes betrouwbaarder dan welke technische beoordeling ook.

Begin indien mogelijk met een kleine, goed afgebakende eerste fase. Een pilootproject van vier tot zes weken geeft je echt bewijs van hoe het partnerschap in de praktijk werkt. Elke partner die de moeite waard is, zal zich hier comfortabel bij voelen. Als ze aandringen op een grote voorafgaande investering zonder bewijs van waarde, zegt dat iets over waar hun prioriteiten liggen.

Het kiezen van een Odoo-partner hoeft geen sprong in het duister te zijn. Met de juiste evaluatieaanpak en de bereidheid om klein te beginnen, vind je een partner die echt bij je bedrijf past. Het gaat er niet om de grootste of goedkoopste optie te vinden. Het gaat erom de optie te vinden die over twaalf maanden nog steeds de juiste keuze is.