Odoo voorraadbeheer: complete opzetgids

Voorraadbeheer is het onderdeel waar veel Odoo-implementaties ofwel uitblinken ofwel struikelen. Doe je het goed, dan heb je real-time voorraadinzicht, automatische aanvulling en efficiënte magazijnoperaties. Doe je het fout, dan ben je je dagen bezig met het achtervolgen van fantoomvoorraad en het corrigeren van foute leveringen.

Deze gids loopt door de belangrijkste elementen van het opzetten van Odoo Voorraad — van de basisstructuur van je magazijn tot geavanceerde functies zoals meerstapsroutes en barcodescanning.

De magazijnstructuur begrijpen

Vooraleer je iets configureert, moet je begrijpen hoe Odoo fysieke ruimte organiseert. De hiërarchie werkt als volgt: een magazijn is je locatie op het hoogste niveau (je gebouw of faciliteit). Binnen elk magazijn heb je locaties — die kunnen zones, gangpaden, schappen of elke onderverdeling voorstellen die zinvol is voor je operatie.

Odoo komt met standaardlocaties voor elk magazijn: input (waar goederen aankomen), stock (waar goederen opgeslagen worden), output (waar goederen wachten op verzending) en een verpakkingszone. Je kunt deze structuur aanpassen aan je werkelijke indeling.

• Magazijn — je fysieke faciliteit (bijv. Magazijn Brussel, Distributiecentrum Antwerpen)
• Locatie — onderverdelingen binnen een magazijn (bijv. Zone A, Schap 1-A-01, Koelruimte)
• Virtuele locaties — niet-fysieke locaties voor boekhoudkundige doeleinden (bijv. Voorraadverlies, Afval)

Tip: maak je locatiestructuur niet te complex bij aanvang. Begin met de hoofdzones die je effectief moet opvolgen en voeg later detail toe. Een bedrijf dat op dag één 500 binlocaties aanmaakt maar niet de discipline heeft om ze correct te gebruiken, is slechter af dan een bedrijf met 10 goed beheerde zones.

Routes en bewerkingen configureren

Routes definiëren hoe producten door je magazijn bewegen. Odoo ondersteunt één-stap, twee-staps en drie-stapsroutes voor zowel inkomende als uitgaande goederen.

Inkomende routes

Eén stap (rechtstreeks ontvangen in stock): goederen komen aan en worden meteen geregistreerd op de voorraadlocatie. Simpel en snel, geschikt voor bedrijven zonder kwaliteitsinspectie of opslagproces.

Twee stappen (ontvangen, dan opslaan): goederen komen aan op een inputlocatie en worden in een aparte stap naar hun opslaglocatie verplaatst. Handig als je goederen wilt inspecteren voor opslag of als je een put-away-proces hebt.

Drie stappen (ontvangen, inspecteren, dan opslaan): voegt een expliciete kwaliteitsinspectiestap toe tussen ontvangst en opslag. Ideaal voor bedrijven met strikte kwaliteitsvereisten.

Uitgaande routes

Eén stap (rechtstreeks verzenden vanuit stock): orders worden in één bewerking gepickt en verzonden. Werkt voor kleine operaties of eenvoudige orders.

Twee stappen (picken, dan verzenden): orders worden uit de voorraad gepickt en naar een outputzone verplaatst, en vervolgens verzonden. Dit creëert een natuurlijk stagingpunt en is gebruikelijk bij middelgrote operaties.

Drie stappen (picken, verpakken, dan verzenden): voegt een verpakkingsstap toe tussen picken en verzenden. Essentieel voor bedrijven die picks moeten consolideren in pakketten, verpakkingsmateriaal moeten toevoegen of pakbonnen moeten genereren voor verzending.

Kies de eenvoudigste route die aan je noden voldoet. Elke bijkomende stap voegt operationele overhead toe. Als je inkomende goederen niet daadwerkelijk inspecteert, configureer dan geen drie-staps ontvangstroute enkel omdat het professioneler lijkt.

Aanvulregels

Automatische aanvulling is een van de waardevolste functies van Odoo Voorraad. In plaats van manueel voorraadniveaus te controleren en bestelbonnen aan te maken, definieer je regels en laat je het systeem het werk doen.

• Minimale voorraadregels (bestelpunten) — stel een minimum- en maximumhoeveelheid in per product per locatie. Wanneer de voorraad onder het minimum zakt, genereert Odoo automatisch een bevoorrading (bestelbon, productieorder of inter-magazijntransfer) om het niveau tot het maximum aan te vullen
• Make-to-order — bevoorrading wordt getriggerd door vraag (verkooporders) in plaats van voorraadniveaus. Elke verkooporder creëert rechtstreeks de nodige aankoop- of productieorder
• Make-to-stock — producten worden ingekocht en geproduceerd om voorraadniveaus te handhaven, onafhankelijk van specifieke klantorders

Per product kun je verschillende aanvulstrategieën definiëren. Snellopende producten gebruiken misschien bestelpunten met veiligheidsvoorraad. Dure of maatwerkartikelen zijn wellicht make-to-order. De keuze hangt af van je levertijden, vraagvariabiliteit en de kost van het aanhouden van voorraad.

Bij het instellen van bestelpunten hou je rekening met de levertijd van je leverancier, de vraag tijdens die levertijd en het gewenste serviceniveau. Het minimum te laag instellen betekent frequente stockbreuken. Het maximum te hoog instellen blokkeert kapitaal in overtollige voorraad. De juiste balans vinden vereist inzicht in je werkelijke vraagpatronen.

Barcodescanning

Manuele data-invoer in een magazijn is traag en foutgevoelig. De Barcodemodule van Odoo biedt scanmogelijkheden voor alle voorraadbewerkingen — ontvangen, picken, verpakken, verzenden, interne transfers en inventaristelling.

De barcode-interface draait in een webbrowser en werkt dus op tablets, smartphones en gespecialiseerde barcodescanners. De interface is ontworpen voor snelheid: scan een product, bevestig de hoeveelheid, ga naar het volgende item.

• Ontvangst — scan inkomende producten om te valideren tegen bestelbonnen
• Picken — scan producten tijdens het picken om het juiste item en de juiste hoeveelheid te bevestigen
• Interne transfers — scan bron- en doellocaties om verplaatsingen te registreren
• Inventaristelling — scan producten tijdens voorraadtellingen voor snellere en nauwkeurigere resultaten
• Lot- en serienummeropvolging — scan lot- of serienummers om traceerbaarheid te waarborgen

Implementatietip: begin met barcodescanning voor je meest waardevolle of meest foutgevoelige bewerkingen. Als pickfouten je grootste probleem zijn, start daar. Als ontvangstnauwkeurigheid het knelpunt is, implementeer scanning eerst aan het laaddok. Je hoeft niet alles in één keer te barcoden.

Multi-magazijnbeheer

Bedrijven die meerdere magazijnen uitbaten, hebben gecoördineerd voorraadbeheer nodig. Odoo ondersteunt multi-magazijn opzetten met inter-magazijn transferregels.

Je kunt één magazijn configureren als centraal distributiecentrum en andere als regionale locaties. Aanvulregels kunnen automatische transfers tussen magazijnen triggeren wanneer de voorraad op een regionale locatie onder het minimum zakt. Dit creëert een hub-and-spoke model waarbij het centrale magazijn als primair opslagpunt fungeert.

Voorraadinzicht over alle magazijnen is real-time beschikbaar. Verkoopteams kunnen beschikbaarheid checken over locaties heen en het dichtstbijzijnde magazijn kiezen voor fulfilment. Rapportage aggregeert data over alle locaties of splitst ze op per magazijn.

Productopvolging: lots en serienummers

Afhankelijk van je sector en producten heb je misschien lotopvolging (groepen producten die samen geproduceerd of ontvangen zijn) of serienummeropvolging (unieke identificatie per eenheid) nodig.

Lotopvolging is gebruikelijk voor voeding, chemicaliën en farmaceutica waar je een batch doorheen de keten moet kunnen traceren. Serienummeropvolging wordt gebruikt voor hoogwaardige artikelen zoals elektronica of machines waar elk exemplaar individueel gevolgd moet worden.

Configureer opvolgingsvereisten op productniveau. Eenmaal geactiveerd dwingt Odoo lot- of serienummerinvoer af bij elke voorraadbewering, wat een volledige chain of custody creëert van ontvangst tot levering.

Voorraadwaardering

Odoo ondersteunt verschillende methoden voor voorraadwaardering: standaardprijs (vaste kostprijs), gemiddelde kostprijs (gewogen gemiddelde dat bij elke ontvangst bijgewerkt wordt) en FIFO (first in, first out). De keuze hangt af van je sector, producttype en boekhoudvereisten.

Voor Belgische bedrijven heeft de voorraadwaardering een directe impact op je jaarrekening en fiscale verplichtingen. Zorg dat je de juiste methode kiest en configureert vooraleer je transacties verwerkt. De waarderingsmethode achteraf wijzigen is complex en kan manuele boekhoudkundige correcties vereisen.

Je opzet correct krijgen

De voorraadconfiguratie beïnvloedt elk deel van je toeleveringsketen — aankoop, verkoop, productie en boekhouding. Fouten in de magazijnopzet, routeconfiguratie of aanvulregels creëren problemen die doorheen je hele operatie cascaderen.

Als voorraadbeheer cruciaal is voor je bedrijf, is samenwerking met een ervaren consultant tijdens de opzet sterk aanbevolen. Via odoone kun je in contact komen met senior Odoo-consultants die magazijnoperaties hebben geconfigureerd voor bedrijven zoals het jouwe. Vanaf €80/uur met een gratis goedkeuringscyclus en geld-terug-garantie is het een praktische manier om je voorraadbeheer van bij het begin goed te krijgen.