Van Odoo-partner wisselen: een stap-voor-stap handleiding

Wisselen van Odoo-partner voelt overweldigend. Je maakt je zorgen over kennisverlies, dingen die stuk gaan en het hele gedoe om iemand nieuw op snelheid te krijgen. Die angsten zijn begrijpelijk, en het zijn precies de redenen waarom veel bedrijven veel te lang bij een ondermaats presterende partner blijven.

De realiteit is echter dat wisselen bijna altijd minder pijnlijk is dan doorgaan met een slechte match. Je kent je eigen noden beter dan wie ook, en een competente nieuwe partner kan sneller op snelheid komen dan je denkt. Deze gids begeleidt je stap voor stap door het proces.

Tekenen dat het tijd is om te wisselen

Laten we eerst bevestigen dat het ‘waarom’ stevig is. Niet elke frustratie rechtvaardigt een wissel. Maar als je meerdere van deze patronen herkent, is het waarschijnlijk wel tijd.

• Reactietijden zijn consistent slechter geworden. Wat vroeger uren duurde, duurt nu dagen of weken.
• De senior consultant die je bedrijf begreep, is vervangen door junioren die steeds dezelfde vragen stellen.
• De kosten blijven stijgen zonder proportionele waarde. Elke kleine wijziging wordt een zaak van meerdere dagen.
• Ze zijn niet proactief. Je verwachtte advies en aanbevelingen; je krijgt op zijn best een ordertaker.
• De communicatie is vastgelopen. Je hebt het gevoel dat er niet naar je geluisterd wordt, of erger nog, dat je de schuld krijgt van projectproblemen.
• Ze missen expertise in gebieden die je nu nodig hebt, zoals Belgische lokalisatie, specifieke modules of integraties die je hebt toegevoegd.
• Je ziet op tegen vergaderingen met hen. Dat buikgevoel is belangrijker dan je denkt.

Stap 1: Breng in kaart wat je hebt

Maak een inventaris van je huidige Odoo-opstelling voor je iemand nieuw benadert. Je hebt een duidelijk beeld nodig van wat je overdraagt.

1. Documenteer welke Odoo-versie en -editie je draait (Community of Enterprise, Odoo Online, Odoo.sh of on-premise).
2. Maak een lijst van alle geïnstalleerde modules, zowel standaard als custom. Je huidige partner hoort dit te kunnen geven, maar je kunt het ook vinden via Instellingen > Technisch > Geïnstalleerde modules.
3. Identificeer alle maatwerkontwikkelingen. Custom modules, aangepaste views, geautomatiseerde acties, geplande scripts. Dit is cruciaal omdat een nieuwe partner moet begrijpen wat er is aangepast.
4. Noteer alle actieve integraties: betaalproviders, verzenddiensten, boekhouding (CODA, SODA), e-commerceplatformen en alle andere gekoppelde systemen.
5. Verzamel je bestaande documentatie. Implementatienotities, procesbeschrijvingen, opleidingsmateriaal, alles wat vastlegt hoe je bedrijf Odoo gebruikt.

Stap 2: Zorg voor je toegang en data

Deze stap is cruciaal en moet gebeuren voor je je huidige partner op de hoogte brengt van de wissel.

• Bevestig dat je admin-toegang hebt tot je Odoo-instantie. Als je partner het admin-account beheert, is dat een probleem dat je eerst moet oplossen.
• Maak een volledige back-up van je databank. Als je op Odoo.sh zit, download een back-up. Als je on-premise werkt, zorg dat je recente back-ups hebt op een plek die je partner niet beheert.
• Verifieer dat je eigenaar bent van je domein, SSL-certificaten en eventuele cloudresources die verbonden zijn aan je Odoo-deployment.
• Check je contract op opzegtermijnen, verplichtingen rond dataoverdracht en eventuele intellectuele-eigendomsclausules rond maatwerkontwikkelingen.
• Zorg dat je de broncode hebt van alle custom modules. Je hebt betaald voor die ontwikkeling; de code hoort van jou te zijn.

Stap 3: Vind je nieuwe partner voor je de oude verlaat

Verlaat je huidige partner niet voor je een nieuwe klaar hebt staan. Overlap is beter dan een gat, zeker als er problemen opduiken tijdens de overgang.

Wees bij het evalueren van nieuwe opties specifiek over wat er misliep bij de vorige samenwerking. Een goede nieuwe partner zal hier naar vragen en de informatie gebruiken om dezelfde valkuilen te vermijden. Deel je modulelijst en maatwerk zodat ze de complexiteit kunnen inschatten voor ze zich vastleggen.

Overweeg of je hetzelfde type samenwerking wilt of iets anders. Als je bij een grote partner zat en je voelde dat je verdronk in de massa, past een directe relatie met een senior freelance consultant via een platform zoals odoone misschien beter. Het model doet er evenveel toe als de mensen.

Stap 4: Plan de overgang

Werk samen met je nieuwe partner om een transitieplan op te stellen. Dit hoeft niet uitgebreid te zijn, maar moet de kernpunten dekken.

1. Kennisoverdracht. Plan sessies waarin je nieuwe partner de bestaande opstelling doorneemt. Dit is doorgaans 10 tot 30 uur afhankelijk van de complexiteit.
2. Toegangsoverdracht. Maak nieuwe admin-accounts aan voor de nieuwe partner en plan wanneer je de toegang van de oude partner intrekt.
3. Continuïteit van support. Spreek af wie dringende problemen afhandelt tijdens de overgangsperiode. Gedurende enkele weken heb je misschien beide partijen nodig.
4. Openstaande zaken. Maak een lijst van alle openstaande bugs, feature requests en werk in uitvoering. De nieuwe partner moet weten wat er pending is.
5. Tijdlijn. Stel een duidelijke datum in voor de volledige overdracht. Een deadline voorkomt dat de transitie eindeloos blijft aanslepen.

Stap 5: Breng je huidige partner op de hoogte

Zodra je nieuwe partner klaarstaat en het transitieplan op punt is, breng je je huidige partner schriftelijk op de hoogte. Wees professioneel en feitelijk. Je bent hen geen gedetailleerde uitleg schuldig, maar bruggen verbranden is zelden verstandig in een kleine markt als het Belgische Odoo-ecosysteem.

Vraag alle documentatie, broncode van maatwerk en eventuele credentials of configuratiegegevens die zij beheren. Geef hen een redelijke deadline. De meeste contracten voorzien een overdrachtsproces; volg het.

Verwacht enige tegenstand of een tegenbod. Beoordeel een eventueel tegenaanbod objectief, maar onthoud dat de problemen die je deden willen wisselen zelden verdwijnen door een korting of een belofte om het beter te doen.

Stap 6: Voer de overdracht uit

De feitelijke overdracht duurt doorgaans twee tot vier weken. Gedurende deze periode moet je nieuwe partner de code bekijken, je processen begrijpen en testen of ze je systeem effectief kunnen ondersteunen.

• Trek de toegang van de oude partner pas in nadat de nieuwe partner bevestigt dat ze alles hebben wat ze nodig hebben.
• Werk alle contactgegevens voor noodgevallen en supportkanalen bij.
• Test kritieke processen met de nieuwe partner voor je de transitie als afgerond beschouwt.
• Informeer je team. Ze moeten weten bij wie ze terecht kunnen voor ondersteuning en hoe ze verzoeken moeten indienen.

Stap 7: Begin opnieuw met duidelijke verwachtingen

Gebruik de wissel als kans om verwachtingen te resetten. Definieer duidelijke service level agreements, communicatiefrequenties en escalatieprocedures. Alles wat onduidelijk of impliciet was in de oude relatie moet expliciet zijn in de nieuwe.

Het helpt ook om te starten met een klein project, misschien een paar lang aanslepende problemen fixen of een feature implementeren die je oude partner nooit rond kreeg. Snelle successen bouwen vertrouwen op aan beide kanten en geven je een echte basis om de nieuwe samenwerking te evalueren.

Veelvoorkomende angsten weerlegd

Laten we de zorgen aanpakken die mensen vasthouden in een slechte samenwerking.

We verliezen alle kennis over onze opstelling

Het meeste van die kennis zit in het systeem zelf: in de configuratie, de data en de code. Een competente consultant kan een Odoo-databank lezen en begrijpen hoe het werkt. Jij bent ook een bron van kennis. Jij kent je bedrijfsprocessen beter dan welke consultant ook.

De transitie gaat dingen stukmaken

Daarom plan je de overgang zorgvuldig en hou je overlap aan. Het systeem zelf verandert niet als je van partner wisselt. Er gaat niets stuk enkel en alleen omdat een ander persoon het onderhoudt.

Het gaat te veel kosten

Ja, er is een transitiekost. Doorgaans 10 tot 30 uur van de tijd van de nieuwe partner voor kennisoverdracht. Maar vergelijk dat met de doorlopende kost van een partner die te veel aanrekent, onderprestert, of beide. De transitiekost is een eenmalige investering; de kost van een slechte partner is terugkerend.

Bij odoone laten het gratis kennismakingsgesprek van 10 minuten en de gratis goedkeuringscyclus je een nieuwe consultant evalueren zonder enige verplichting. Dat verkleint het risico van de wissel aanzienlijk, omdat je de match kunt valideren voor je de formele transitie start.

Verder kijken

Van partner wisselen is geen mislukking. Het is een normale zakelijke beslissing. Bedrijven groeien uit hun partners, noden veranderen, en soms was de match er gewoon nooit. De bedrijven die floreren met Odoo zijn degene die bereid zijn deze verandering te maken wanneer het nodig is, in plaats van middelmatige ondersteuning te accepteren als de prijs voor stabiliteit.

Het Odoo-ecosysteem in België is groot genoeg om je goede opties te geven en klein genoeg dat reputatie ertoe doet. Gebruik dat in je voordeel.